La metodología GEMBA permite a los líderes conocer el lugar donde se realizan las tareas diarias a través de recorridos presenciales. En la era digital, estas caminatas presenciales pueden ser complicadas, por no decir imposibles, dado que los trabajadores suelen estar en lugares alejados, que no son propiedad de la organización, o en la vivienda particular de los colaboradores.
El nuevo desafío es realizar un proceso de conocimiento exitoso de estas tareas y lograr construir una buena relación con los empleados que trabajan de forma remota, y que, posiblemente, será difícil conocer presencialmente.
Para realizar esta actividad, y lograr un relativo éxito, es preciso llevar adelante una adecuada planificación a fin de evaluarlo con lo ocurrido y ajustar aquello que puede ser un punto de mejora para las próximas ediciones.
¿Qué actividades incluye un GEMBA?
Definir el plan de acción: definir un tema específico, los resultados buscados, personas con quienes vamos a realizar las actividades y los recursos necesarios para llevarlos a cabo.
Comunicar a las personas sobre la actividad a desarrollar a fin de generar un clima de colaboración hacia la mejora continua. El comunicado puede tener un formato de capacitación y, la verificación de su eficacia, realizarla al final de la tarea de acuerdo a la colaboración del empleado.
Evaluar el contexto donde va a desarrollarse la actividad: tener un breve conocimiento de las personas que van a acompañarnos en la actividad y conocer el trabajo realizado. Una buena práctica es hacer preguntas a otros pares que conozcan las tareas o, en caso de que existan, repasar los procedimientos o instructivos. Este ejercicio es recomendable para generar un acercamiento a los empleados y no tomar una actividad que debe ser de conocimiento como una de evaluación personal.
Adecuar los recursos digitales: conocer las herramientas con las que se llevarán a cabo las reuniones, asegurarse de que estén a disposición al momento de realizar la actividad y que los participantes conocen la terminología adecuada para la comunicación.
Comprender la situación de la otra parte: en la era digital, es probable que el lugar de trabajo sea la vivienda del empleado. Por esto es preciso entender, no solo la tarea a realizar por este, los puntos fuertes y débiles del proceso de trabajo, sino también el ambiente laboral donde se están realizando las tareas. Comprender en qué entorno se realizan (la habitación de trabajo, familia, distracciones). Estos factores nos ayudarán a realizar una mejor evaluación y generar oportunidades de mejora al finalizar la tarea.
Buscar y preguntar el porqué de las actividades realizadas, las formas en que se desarrollan y entender si se realizan de forma estandarizada y sistemática en todas las áreas de la organización en los diferentes niveles. Es importante proceder de forma sistemática, en lo posible a través de un listado de chequeo, a fin de conocer si las actividades se desarrollan de forma estandarizada.
Analizar los resultados entre lo planificado al principio de la actividad y lo realizado en la etapa de búsqueda y conocimiento para definir planes de acción con el objetivo de mejorar las actividades desarrolladas en el puesto de trabajo y las próximas ediciones de la actividad.
Es importante comprender que los avances requieren capacidad de adaptación, aprovechando los recursos ya conocidos y actualizándolos en todo momento.
