Las auditorías internas ISO 9001 son una herramienta fundamental para evaluar la eficacia de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y detectar áreas de mejora. Más allá de ser un requisito normativo, representan una oportunidad para alinear los procesos garantizando el cumplimiento en tiempo y forma, y fomentar una cultura de mejora continua dentro de tu organización. Pero, ¿cómo se llevan a cabo estas auditorías? ¡Te lo contamos paso a paso!
#1 Formación del equipo de auditoría
La elección del auditor interno es importante. La norma ISO 9001 requiere que estas personas sean objetivas e imparciales, lo que significa que no deben auditar procesos en los que estén directamente involucradas. Idealmente, el equipo debería estar compuesto por personas capacitadas en auditoría con un conocimiento claro de los requisitos de la norma ISO.
Teniendo en cuenta lo anterior, una práctica que puede utilizarse es la implementación de auditorías cruzadas entre diferentes áreas de la organización (siempre que se cuente con más de una persona capacitada). Otra opción es contratar externamente a un auditor o equipo especializado, que tiene la ventaja de aportar un valor adicional al brindar una perspectiva externa más imparcial y enriquecedora. Cualquiera de estas formas permite asegurar que se están cumpliendo uno de los requisitos ISO 9001.
Además, hay habilidades blandas que son muy importantes para este tipo de procesos, por eso, es importante que los auditores tengan o desarrollen habilidades comunicativas para manejar situaciones delicadas y promover un ambiente de colaboración.
#2 Prepará el plan de auditoría
Si llegaste hasta acá, puedo suponer que sos la persona que va a realizar toda o parte de la auditoría ISO 9001, ¡felicitaciones!. Ahora sigue el plan de auditoría, es decir, la hoja de ruta que guiará todo el proceso. Para este paso es importante:
- Definir Fechas y horarios: planificá cuidadosamente la agenda y luego coordinar los encuentros con los responsables de las áreas a auditar.
- Procesos y documentos a revisar: Especificá los aspectos que se cubrirán en la auditoría, cuales serán los procesos y documentación a revisar.
- Contale a las personas que van a ser auditadas cómo se realizará la auditoría: ¿se realizarán entrevistas, observación directa y revisión documental?
Compartí el plan con todos con suficiente antelación para que puedan prepararse y evitar ansiedad o incertidumbre innecesaria 🙂
#3 Revisá la documentación
Antes de la auditoría, revisá la documentación del SGC. Esto incluye:
- Políticas de calidad.
- Procedimientos.
- Registros de auditorías previas.
- Indicadores de desempeño.
Este análisis previo te permitirá identificar puntos críticos y ajustar tu enfoque si fuera necesario.
#4 Llevá a cabo la auditoría interna
Llega el momento de la auditoría y tenés que:
- Observar y analizar cómo se ejecutan los procesos en la práctica y compararlos con los procedimientos documentados, siempre con la mirada puesta en el grado de cumplimiento de la norma.
- Entrevistar a responsables de los procesos para entender sus perspectivas y verificar el conocimiento de los procedimientos.
- Documentar los hallazgos, tanto conformidades como no conformidades.
El objetivo no es señalar errores, sino identificar oportunidades de mejora y garantizar que el SGC esté funcionando según lo planeado.
#5 Armá el informe
El informe de auditoría debe ser una herramienta útil para la organización, y debe servir a los equipos para tomar acción de manera efectiva. Por eso, debe incluir:
- Resumen ejecutivo: texto inicial que destaque los puntos principales.
- Conformidades: aspectos positivos que cumplieron con la norma.
- No conformidades: son las desviaciones identificadas.
- Oportunidades de mejora: aquellas propuestas para optimizar procesos.
#6 Reunión de cierre
Una vez finalizada la auditoría, reuní a las partes involucradas para compartir los resultados. Este espacio es crucial para:
- Explicar los hallazgos de manera clara.
- Escuchar comentarios o aclaraciones de los responsables de los procesos.
- Acordar los pasos a seguir. Para este punto, sería interesante que puedas proponer en los días siguientes a la auditoría un plan de acción incluyendo tiempos y responsables para las acciones correctivas, pero podrías dar brindar una primera orientación durante esta reunión de cierre.
#7 Post-auditoría: Implementación de acciones correctivas y seguimiento
Finalizada la auditoría, la organización está en condiciones de realizar acciones correctivas necesarias para abordar las no conformidades de cara a la auditoría externa de certificación.
Realizar una auditoría interna ISO 9001 es mucho más que cumplir con un requisito normativo; es una oportunidad para potenciar a la organización y asegurar que tu Sistema de Gestión de Calidad esté alineado con los objetivos a alcanzar. Plus: también se fortalece la cultura de calidad y mejora continua dentro de tu equipo.
Sabemos que enfrentarse a la primera auditoría interna puede ser un desafío. Por eso, desde Kualita acompañamos a las organizaciones en este proceso ofreciéndote herramientas, capacitación y apoyo. Si necestás hablar con nuestro equipo, Want to know more?.
